各部门、单位：

为确保学校2024年各类档案材料及时、完整地立卷归档，现将有关事项通知如下：

    一、归档范围

1.2023年度办理完毕的党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事、出版、财会、声像、实物等具有保存利用价值的各种载体材料，均应立卷归档。

2.2024届毕业生集体合影。纸质照片要求:以班级或专业为单位，尺寸小于21cm*29.7cm幅面，电子版请发至党政办温静校内邮箱。

    3.往年未及时归档的各类文件材料，应归尽归。

    二、归档要求

    1.实行部门立卷归档制度。兼职档案员负责本部门、单位档案材料的收集、整理和立卷工作。

2.归档材料必须是原件，原则上复印件不得归档。文件材料要齐全完整，不缺项、漏项。纸质档案文件目录应按标准录入学校档案管理系统，上传相应的电子文件、图片。

3.档案备考表上分管档案工作负责人和兼职档案员必须签字。

    4.实行纸质文件、电子文件双套归档制。电子文件格式：文本文件收集WORD或PDF格式，图像文件收集JPG格式，声像文件收集MP4格式，图像文件需刻录光盘归档。

三、归档移交

1.各部门、单位所形成的各类档案按要求整理立卷后，于6月28日前移交综合档案室。

2.移交地点：北京路校区校史馆102室。

3.移交手续：填写文件材料移交清单一式两份，由交接双方签字后各自存查。

四、其他事项

1.4月中旬学校将组织对各部门、单位档案工作进行检查，检查结果作为档案评比和年底考核评分的重要依据。

2.请各部门、单位明确档案工作分管负责人和兼职档案员，于3月12日之前将基本信息表（见附件）电子版发送至党政办温静校内邮箱。

3.兼职档案员在归档过程中遇到问题，可与综合档案室工作人员联系，联系电话：83591066。

附件：档案工作分管负责人和兼职档案员基本信息表

 

 

                                                                                              

                                                                党政办公室

                                                                2024年3月7日